Платежный календарь (заявки на оплату)

Электронный платежный календарь, реализованный в системе «Автоцентр», позволяет полностью автоматизировать процесс формирования платежей, уйти от бумажных заявок на оплату.

С помощью заявок на оплату происходит заказ и фактическое расходование денежных средств на предприятии.

Созданная заявка на оплату допускается к оплате и поступает в бухгалтерию только после согласования (акцепта) руководителя отдела, финансового директора предприятия.

Всегда существует возможность просмотреть историю согласования заявки: когда создана, когда согласована руководителем отдела, когда утверждена финансовым директором, когда фактически оплачена бухгалтерией.

В случае оплаты заявки указывается номер и дата платежного поручения. Таким образом, достигается связь между ответственным лицом заявки и бухгалтерией предприятия без лишних звонков и переписок по электронной почте.

За любой день, неделю, месяц доступна информация о том, какие платежи запланированы, и какие платежи уже произведены фактически.

В том случае, если у предприятия с каким-либо контрагентом заключен договор, подразумевающий периодические платежи, то существует возможность создания заявок согласно договору на месяц, квартал, год вперед с указанием необходимой даты платежа.

В будущем, при наступлении срока оплаты согласно договору, такие заявки будут автоматически видны финансовому директору и бухгалтерии как заявки, требующие оплаты.

В том случае, если у предприятия существует отсрочка платежа конкретному поставщику за поставленный товар, то автоматически на основании приходной накладной создается заявка на оплату, в которой дата требуемого платежа формируется автоматически согласно имеющейся отсрочке.

В каждой заявке и в журнале заявок виден светофор, который показывает текущий статус оплаты данной заявки: красный – нет оплаты, желтый – недоплата, зеленый – заявка полностью оплачена, черный – переплата.

В системе «Автоцентр» существует отчетность по заявкам, предоставляющая следующую информацию:

• оплаченные и неоплаченные заявки
• утвержденные и неутвержденные к оплате заявки
• какие заявки необходимо оплатить бухгалтеру
• сколько утвержденных финансовым директором, но неоплаченных заявок на данный момент у предприятия. И на какие суммы
• переплаты и недоплаты по заявкам
• статусы заявок («создана», «подготовлена», «утверждена»)

Вся отчетность доступна как в разрезе организаций, подразделений, контрагентов отдельно взятого автоцентра, так и в разрезе Холдинга или группы компаний.